Por Ruperto Santana
Director General de Inerza, S.A.

Imaginemos que entramos a participar en la gestión de una empresa relacionada con cualquier campo de la ingeniería. Algunas supuestas situaciones que nos podemos encontrar pueden ser que cada departamento técnico, dentro de la estructura organizativa, trabaja bajo sus propios criterios de calidad, eficiencia e intereses o bien que el único control objetivo y periódico que se ejecuta sobre los proyectos es el mero control presupuestario basado en los datos que nos da la contabilidad analítica.

El tiempo que llevo en el sector TIC me demuestra que partiendo de unos buenos recursos humanos y confiando plenamente en la correcta gestión de proyectos podemos mejorar todos los aspectos que hacen de una empresa perseguir continuamente los conceptos de eficiencia, eficacia y excelencia. En cualquier caso y para afrontar la gestión de la empresa, y como si de un proyecto se tratara, se deben implantar como mínimo cuatro de los cinco grupos básicos de procesos según PMI, es decir: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control. El primer paso es reconocer en qué fase se encuentra la organización para una vez identificada poder saber cómo encauzar los cambios y poner los medios para alcanzar los objetivos.

La planificación se centra en montar el esquema de trabajo para cumplir con la principal necesidad de cualquier negocio, basado en la gestión de proyectos. Es el control en todo momento de sus desviaciones en costes y objetivos de cualquier proyecto en ejecución. En esta fase, la empresa debe apostar por la obtención e implantación de los principales certificados de calidad que aportarán una notable mejoría en la gestión de la compañía y, a su vez, servirán como sellos de garantía para avalar los trabajos ante los clientes.

La ejecución se basa en coordinar las personas y recursos para llevar a cabo el plan establecido. Cumplir con esta fase ha supuesto la creación a lo largo del tiempo de un equipo de confianza, sólido y comprometido con el proyecto. Es recomendable hacerlo partícipe de las decisiones de mejora o cambios requeridos en los procedimientos, de los tiempos y la formación necesarios y dejar siempre bien claras cuáles son las competencias y responsabilidades de cada miembro. El asegurarse que se cumplen con los objetivos marcados y tenerlos de alguna forma monitorizados, pudiendo medir el progreso de los mismos, es la tarea continua que permite llevar el pulso de la organización. Todo esto, por supuesto, en total concordancia con la aplicación continua de acciones correctoras, cuando sean necesarias.

Cada departamento de una misma empresa debe controlar los costes, el tiempo y los objetivos. Esos son los principales parámetros en los que se apoya cualquier departamento de dirección de proyectos a la hora de encauzar y organizar un nuevo trabajo. La globalización ha conllevado a que cualquier proyecto adquiera una dimensión cada vez más internacional y por lo que dichos parámetros resultan, a su vez, más complejos técnicamente. El mercado es muy exigente. Disponer de un excelente equipo humano o contar con los medios técnicos necesarios no son suficientes argumentos para afrontar con las máximas garantías un nuevo reto profesional. Planificación y organización son dos valores indispensables que no se pueden pasar por alto bajo ninguna circunstancia.